MBA備考 | 請用18分鐘規(guī)劃你的一天

有太多的技巧告訴我們?nèi)绾芜M(jìn)行時(shí)間管理，可真正運(yùn)用這些技巧時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)效果不佳。其實(shí)并不是計(jì)劃安排的不周密，也并非優(yōu)先級設(shè)置有問題，而是“干擾”總會(huì)偷走你的每一天，讓本文來告訴你如何防止這個(gè)時(shí)間的竊賊，真正有效地管理你的時(shí)間，又快又好地完成MBA考研備考。

昨天，筆者打著如意算盤開始一天的工作，早上走進(jìn)辦公室，對當(dāng)天要完成的事情有大致的計(jì)劃。筆者坐下來，打開電腦，開始檢查郵件。2小時(shí)后，處理了幾件緊急的事，幫別人解決了一些問題，搞定了一些通過電腦和電話扔給筆者處理的事情，筆者幾乎忘了自己剛打開電腦時(shí)打算要做什么事情。筆者很清楚地知道，計(jì)劃又被打亂了。

當(dāng)筆者講授時(shí)間管理課程時(shí)，筆者總是以同樣的問題開始：你們當(dāng)中有多少人有足夠的時(shí)間，但事情卻總是無法按時(shí)完成。10年間，沒人舉手說是。

這表明我們知道無法把一天的所有事搞定。因此如何安排我們的時(shí)間成為一個(gè)關(guān)鍵的策略決定。這就是為什么說編寫一個(gè)待辦事項(xiàng)和忽略事項(xiàng)列表是個(gè)好辦法。我們最難集中注意。

但即使有這些列表，執(zhí)行總是一個(gè)挑戰(zhàn)。當(dāng)有那么多事情影干擾使得計(jì)劃偏離正軌，你怎么堅(jiān)持執(zhí)行?當(dāng)有那么多事情要求你的關(guān)注，你怎么集中精力在少數(shù)重要的事情上?

我們需要訣竅。健身教練Jack La Lanne知道所有的訣竅;他曾經(jīng)銬住雙手拉著裝滿人的大船游了1公里多，并以此聞名。但他不僅僅是個(gè)演出主持人。他還發(fā)明了一些在全世界健身俱樂部使用的帶滑輪和體重選擇器的健身器械。至于他的演出，是持續(xù)時(shí)間最長的健身電視節(jié)目，共播放了34年。

但這些都不是真正讓筆者印象深刻的，筆者相信他有一個(gè)訣竅是他真正的秘密力量。

固定程序。他在94歲時(shí)仍然把每天最開始的2小時(shí)用于鍛煉身體。90分鐘的舉重和30分鐘的游泳或散步。每天早上，他堅(jiān)持這么做以達(dá)到他的目標(biāo)：在95歲生日的時(shí)候，他計(jì)劃從加利福尼亞州海岸游到圣塔卡特萊島，距離20公里。他喜歡說的一句話是，“我不能接受死亡，他將破壞我的形象”。

因此他朝著目標(biāo)一貫、認(rèn)真地工作著，日復(fù)一日地做著同樣的事。他關(guān)注自己的健康，把它放在自己的日程安排中。

管理我們的時(shí)間也需要變得象一種固定程序。不僅僅是一個(gè)簡單的列表或?qū)δ：膬?yōu)先順序，那是無法保持一貫和認(rèn)真的。它需要變成一種持續(xù)的過程，在一整天中，讓我們的精力集中在高優(yōu)先的事情上，不論發(fā)生什么干擾。

筆者認(rèn)為在8小時(shí)的工作日中可以花不多于18分鐘的時(shí)間，遵循3個(gè)步驟來達(dá)到這個(gè)目的：

第一步(5分鐘)為一天設(shè)定一個(gè)計(jì)劃：在打開電腦前，坐下來在一張空白紙上寫下什么可以讓你這一天變得非常成功，你可以切實(shí)完成什么，能讓你接近目標(biāo)，并在每天結(jié)束后覺得非常高效而成功?把他們寫下來。

現(xiàn)在，更重要的是，把這些事情安排到你日歷和日程的時(shí)間段中，把最難和最重要的事項(xiàng)安排在一天最開始的時(shí)候。筆者是指在一天的開始，甚至在你看郵件之前。如果你的完整列表不能全安排到你的日程中，重新排列優(yōu)先順序。這在你決定準(zhǔn)備什么時(shí)候、什么地點(diǎn)來做這些事非常有效。

在Jim Loehr和Tony Schwartz所著的《全情投入的力量》這本書中，描述了一次研究，一組30個(gè)婦女同意在為期30天的時(shí)間內(nèi)完成乳房自檢，那些明確她們將在何時(shí)何地做這事的人全部完成了這項(xiàng)活動(dòng)，而其他的人只有53%完成了自檢活動(dòng)。在另一項(xiàng)研究中，戒毒者(你還能發(fā)現(xiàn)更不堪壓力的人嗎?)答應(yīng)在某天下午5點(diǎn)前寫一篇小短文。那些計(jì)劃了準(zhǔn)備哪天在哪兒寫的人中80%完成了，而其他人都沒有完成。如果你想完成某件事，應(yīng)該明確定下你準(zhǔn)備去執(zhí)行它的時(shí)間和地點(diǎn)。否則，把他從你的列表中去除。

第二步(每小時(shí)1分鐘)重新聚焦：設(shè)置你的手表、電話或電腦每小時(shí)響鈴，當(dāng)鬧鈴響起時(shí)，深呼吸，看著你的列表并問你自己前一小時(shí)是否高效，然后看著你的日歷，認(rèn)真地再次承諾你將如何利用下個(gè)小時(shí)。就這樣，一個(gè)小時(shí)接一個(gè)小時(shí)的管理你的一天，不要讓時(shí)間管理你。

第三步(5分鐘)檢查：關(guān)掉你的電腦，檢查你的一天，哪些奏效了?你在哪里集中精力了?在哪里你分心了?你從中學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)幫助你明天更加有效。

固定程序的力量在于它的可預(yù)測性。你以同樣的方式一次又一次地做同樣的事，因此固定程序的結(jié)果是可預(yù)測的。如果你認(rèn)真而明智地選擇你最關(guān)注的事情，并且持續(xù)的提醒自己要集中精力，你就會(huì)一直聚焦。就這么簡單。

這種固定程序也許不能幫你在捆住雙手的情況下拉著巡游船游過英吉利海峽，但它卻能讓你在離開辦公室時(shí)，感覺高效和成功。

在一天結(jié)束之際，這點(diǎn)豈不非常重要?