EMBA管理：這套法則 是所有時間管理技巧的精華

但是，你是否會覺得：學(xué)了這么多技巧，還是不知道應(yīng)該怎么做?

這是很自然的。很多時候，選擇太多，還不如沒有選擇。尤其是像我這樣的選擇困難癥患者，有一套一以貫之的心法，就已經(jīng)足夠了。

所以，筆者我今天打算一勞永逸。

我將無數(shù)的時間管理技巧，總結(jié)歸納成了這套「12345法則」。掌握這套法則，不客氣地說，90%的時間管理內(nèi)容，基本都不用再看了。因為它們的核心，都離不開這套法則。

我自己就是這套方法的踐行者。這幾年里，得益于它的幫助，取得了一些小小的突破。所以，今天把它分享給大家。

這套法則，其實沒有什么新奇的地方，大多數(shù)都是非常經(jīng)典的技巧。但是，它們既容易上手，又切實有效。任何一個人，經(jīng)過一段時間的練習(xí)，都可以掌握，并應(yīng)用到自己的生活和工作中。

下面詳解。

◤一件事情

簡而言之：任何時候，在一段時間內(nèi)，只做一件事情。

這是這套法則的核心。我在之前的多篇文章里，都提到過這一點的重要性。

很多人在工作中，習(xí)慣讓思維不斷地進行跳躍。寫一會報告，刷一下網(wǎng)頁，查一下資料，收一下郵件，做一下數(shù)據(jù)，回應(yīng)一下客戶，再回去貼圖表…… 諸如此類。

更常見的，是一邊開著微信客戶端聊天，一邊工作。我想，絕大所數(shù)人，都有這個習(xí)慣。

這樣的后果是什么呢?你永遠都沒有辦法，獲得真正的「專注」。而專注，是這個時代最可貴的一種特質(zhì)。

我們這個時代，有太多的信息和誘惑，每個人都非常焦慮。焦慮什么呢?焦慮于一種對信息的「不安定感」。

我們時刻都在接收著大量的信息，但越是這樣，我們越是擔心：

我是否錯過了什么信息?

有哪些信息需要我去處理?

如果我沒有處理，會不會產(chǎn)生什么后果?

其實，我們每天接收到的信息，99%，都是無關(guān)緊要的。

最重要的是什么?就是你手上正在做的事情。專注把每一件事情做好，才是最重要的品質(zhì)。

因為，定義一個人社會價值的，永遠是他的產(chǎn)出。把一件事情做到100分，勝過把一堆事情做到80分。在商業(yè)社會上，「完美」跟「合格」之間的差異，很多時候是數(shù)以百倍計的。

但是，投入在一件事情上面久了，很容易產(chǎn)生兩種心理：

一是對于結(jié)果和預(yù)期的不確定

二是長時間缺乏反饋的空虛感

這兩種心理，會迫使我們，去尋求更短期、能夠獲得即時反饋的行為，使大腦獲得新鮮刺激。

如果你受制于這種心態(tài)，你就很難真正把任何事情，做到100%的極致。而這，也正是「優(yōu)秀人才」和「普通員工」之間的差異所在。

◤2個步驟

當你有一個新任務(wù)需要去做時，不要著急下手，按照這兩個步驟去做：

思考：它能夠在一兩分鐘內(nèi)快速完成?

行動：如果可以，立刻著手完成它;如果不行，把它記下來，安排時間去做。

舉一個最常見的場景：

你專心工作了半小時，終于告一段落。停下來，打算休息5分鐘，再著手去做下一項任務(wù)。這時，你打開微信，發(fā)現(xiàn)同事問了你一個問題，希望你給他傳一份資料，你應(yīng)該怎么做?

最好的方式，是先思考：幫他找這份資料，需要花費多長時間?如果僅僅是舉手之勞，一兩分鐘就能搞定，就馬上找給他;如果比較麻煩，需要整合，需要從多個位置尋找，那么，回復(fù)他：我現(xiàn)在比較忙，一會有空了再弄。然后，把這件事情記在清單上，等有空的時候再去做。

這個原則的目的是什么呢?避免我們的計劃受到干擾。

很多人會有一種感受：明明制定好了每天的計劃，但是一天下來，總覺得自己什么都沒干，待辦清單上面滿滿的都是「未完成」。

為什么?很簡單。因為我們一整天的時間，都在處理「應(yīng)急的事情」和「別人的事情」。

我們制定的計劃，不可避免的，總會受到干擾。如何最大化地保證計劃的效果，降低干擾?

這就需要插入這兩個步驟：對所有干擾進行快速預(yù)判：是立刻執(zhí)行，還是寫到計劃里面，等待下一步去執(zhí)行?然后，再按照預(yù)判結(jié)果去行動。

具體的標準以多久為宜呢?建議是以2分鐘，作為「立刻去做」和「規(guī)劃去做」的一個界線。

它能夠?qū)崿F(xiàn)這么一個平衡：既可以把細小的瑣事盡快搞定，避免別人等太久;又可以避免計劃中斷，一直忙于應(yīng)對外界的影響。

其實，延伸來講，任何事情，都需要兩個步驟：

思考

行動

如果對于一項任務(wù)，我們判定它超過2分鐘，需要另外安排時間執(zhí)行—— 那么，我們可以再次對它進行分析：這個任務(wù)，是可以立即執(zhí)行，還是需要先進行思考和規(guī)劃，然后再執(zhí)行?

如果是后者，我們就可以在清單上，為它留出思考的時間，和執(zhí)行的時間。然后，再在合適的時間，按照我們的安排，去完成這項任務(wù)。

◤三個清單

在第二點中，我們記下來的任務(wù)，如何呈現(xiàn)在清單上，如何給它們安排合理的時間段?

這里，可以參考“AFD清單工作法”：所有的任務(wù)，都可以分成三大類：

可以明確執(zhí)行的(Action)

需要進行思考的(Focused)

簡單，瑣碎，不重要的(Dessert)

第一類，盡量留出一整段時間專注去做，屏蔽一切干擾。每段時間以25分鐘到40分鐘為宜。如果你狀態(tài)非常好，注意力極其集中，也可以適當延長。

第二類，在你完成一個任務(wù)，覺得疲勞，需要放松和休息的時候去做。這樣，可以激活大腦不同的區(qū)域，讓負責執(zhí)行的部分得到休息，同時維持大腦的活躍和動力。

另外，也可以放在碎片時間去做。例如，我常常會把「撰寫文章」分解成多個部分。像「思考結(jié)構(gòu)」「尋找選題」「尋找切入點」等等任務(wù)，就會放在平時的碎片時間里(比如乘車，步行，吃飯)，利用這部分閑暇去做。一來節(jié)省時間，二來也可以把這部分時間利用起來，不至于浪費。

第三類，在自己狀態(tài)低落，情緒消沉的時候去做。一方面，可以見縫插針完成這些事項，另一方面，也可以通過不斷積累「成就感」，讓自己迅速擺脫低落的狀態(tài)，快速進入狀態(tài)。

這里也提一個很常見的問題。

有讀者問：看過很多講時間管理的文章，有些會說，優(yōu)先做最困難的事，這樣后面會更順手;有些會說，優(yōu)先從簡單的做起，逐步積累成就感，讓自己狀態(tài)得到提升。究竟應(yīng)該先做什么?

這其實需要看你的狀態(tài)。

如果你狀態(tài)高漲，精力充沛，那最好按照「Action」里面的清單，按照優(yōu)先級，先全力以赴解決最困難的事情。這樣，就算后面什么都沒做，你這一天也不至于浪費。

如果你狀態(tài)不佳，那就從簡單的做起，先把「Dessert」里面的事項搞定。以期快速恢復(fù)狀態(tài)，去做「Action」里面的任務(wù)。

利用好這套「AFD清單」，可以讓每一天的時間，得到更加合理的利用。

◤四個象限

寫在「Action」和「Focused」里面的事項，應(yīng)該按照什么順序去做呢?

這里需要用到一個非常經(jīng)典的技巧：四象限法。

簡單介紹一下：四象限法，就是把所有需要做的事情，按照「重要性」和「緊急性」兩個維度進行分類。

于是，我們就會得到四個象限：

重要且緊急

重要不緊急

不重要但緊急

不重要且不緊急

接著，再根據(jù)這四個象限的內(nèi)容，安排不同的應(yīng)對策略：

重要且緊急的事優(yōu)先去做。

它們應(yīng)該被寫在「Action」中，有明確的執(zhí)行步驟和標準，可以立刻行動，不需要經(jīng)過思考。

重要不緊急的事，每天安排固定時間去做。

它們有兩類。一類是每天堅持的習(xí)慣，比如背單詞，健身，讀書等。這一類應(yīng)該寫入「Action」，并有明確的執(zhí)行步驟和方式。第二類，是需要思考的問題，以及沒有明確分解的任務(wù)。這一類，應(yīng)該處于「Focused」之中，通過安排碎片時間思考，對它們進行剖析，分解，從而，從「Focused」中轉(zhuǎn)移到「Action」，并設(shè)定好具體的執(zhí)行步驟和時間。

不重要但緊急的事，盡量安排別人去做。

這一類事情，包括回應(yīng)，對接，等等。如果可以，盡量讓更適合的人去做(也就是對他來說是「重要」事情的人)。如果不得不自己去做，盡量簡明扼要，以結(jié)果為先，快速落地，不要在上面花費太多時間。

不重要且不緊急的事，不要去做。

這種事情，除了浪費我們的時間，沒有任何價值。除非是需要娛樂消遣，否則不要去碰。

◤5分鐘

當你即將動手去做一件事情時，告訴自己：什么都不要想，先做5分鐘再說。

理想情況下，當你去執(zhí)行「Action」里面的任務(wù)時，你應(yīng)該事先已經(jīng)對它做好了規(guī)劃：該做什么，怎么做，按什么步驟做，需要什么資源……一清二楚。不需要任何思考，就可以立刻動手。

但實踐中，很多時候，未必能做到這樣。你可能會耽于思考，會畏手畏腳，會沉吟不定。

這其實是最浪費效率的做法。很多時候，明明確定好的任務(wù)，也許就在你反復(fù)思考的過程中，不知不覺被拖過了時間。

你會驟然發(fā)現(xiàn)：怎么這就下午了?我還什么都沒做呢!

這也是許多拖延癥患者的癥結(jié)?？偸菍σ患虑楸еN種疑慮和擔憂：我要是做不好怎么辦?會不會產(chǎn)生什么問題?是不是還會有更好的方法?諸如此類。

但其實，我在前面已經(jīng)提過：大多數(shù)的任務(wù)，都需要經(jīng)過兩步：思考和執(zhí)行。執(zhí)行的時候，不要再花時間去思考 —— 這是「思考」這一步里面，應(yīng)該完成的事情。

還是以撰寫文章為例子，講一下。

假設(shè)我把「撰寫文章」分成兩部分。思考部分，Deadline為4號晚上24點。執(zhí)行部分，Deadline為5號晚上24點。

那么，當時間走到4號晚上24點的時候，即使我覺得還有幾個地方不夠完善，也得在這里停下來。因為，我留給自己思考的時間已經(jīng)到極限了。如果再花時間去思考細節(jié)，就會導(dǎo)致后面的「執(zhí)行」被拖延 —— 我就沒法在5號晚上24點前完成這篇文章了。

同樣，當我結(jié)束思考之后，下一步，就是把之前思考的內(nèi)容，組織成文 —— 這是「執(zhí)行」的環(huán)節(jié)。在這個環(huán)節(jié)，即使自己不夠滿意，也不要再花時間去反復(fù)思考，這樣只會導(dǎo)致計劃被打亂。

所以，避免這種情況，最好的方式，就是始終保持這種習(xí)慣：當需要「執(zhí)行」的時候，不要遲疑，先立刻開工，先做5分鐘再說。

人是一種很奇怪的生物，當你開工之前，你會猶豫、躊躇很久;但當你開工之后，你就很難停下來了。因為「契可尼效應(yīng)」的存在，如果你停下來，你的心里會始終掛念著這件事情，從而降低你在其它事情上的投入狀況。

所以，這也是消滅拖延癥的最好方法：不管三七二十一，先行動了再說。用行動倒逼思考，把一切拖延，扼殺在搖籃里。

最后，復(fù)習(xí)一下這套「12345法則」。

一件事情(核心)

兩個步驟(任務(wù)記錄)

三個清單(任務(wù)規(guī)劃)

四個象限(策略分析)

5分鐘(執(zhí)行)

當然，這套法則，只是一套心法，實踐操作中，也許還會有很多問題：如何分解，如何規(guī)劃，如何分析，如何思考……等等。

學(xué)會管理時間，讓自己的時間效益最大化，是這個時代的我們，最基本的「自我增值」技能。