MBA職場(chǎng)：走出時(shí)間管理的誤區(qū)

觀點(diǎn)1：時(shí)間管理就是管理時(shí)間

確切的說(shuō)法是，時(shí)間管理就是管理效率。喬丹·科恩是工作效率方面的專家，著有《把時(shí)間放在重要的工作上》（Make Time for the Work That Matters）一書(shū)。他說(shuō)，時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)是工作效率，其中的差別好比節(jié)食和保持健康之間的關(guān)系?？贫髡f(shuō)：“你想怎么節(jié)食都行，但節(jié)食不一定會(huì)讓你更健康。”同理，你大可留意自己怎樣花費(fèi)時(shí)間、怎樣管理郵件等等，但你不一定會(huì)因此變得更高效。

特蕾莎·阿瑪貝爾是哈佛商學(xué)院工商管理系的教授、福特學(xué)者，同時(shí)也是《進(jìn)步定律》（The Progress Principle）一書(shū)的合著者。她是時(shí)間管理領(lǐng)域的專家，曾經(jīng)讀過(guò)成千上萬(wàn)名職場(chǎng)人士所寫的工作日記。阿瑪貝爾指出，許多管理者承擔(dān)了過(guò)多的工作任務(wù)。她說(shuō)：“如果你不認(rèn)真掌控自己的工作量，那么任何時(shí)間管理技巧都幫不了你。”

誠(chéng)然，許多人都在超負(fù)荷工作。這或許跟雇員在組織中所處的層級(jí)有關(guān)，但是阿瑪貝爾認(rèn)為，大多數(shù)職場(chǎng)人士對(duì)工作量所擁有的掌控權(quán)其實(shí)并不小，盡管他們可能不大同意這種說(shuō)法。“他們可以說(shuō)‘不’。他們還可以跟上級(jí)商量。”阿瑪貝爾如是說(shuō)?？贫髻澩@一觀點(diǎn)。他指出：“當(dāng)你的日程不僅跟你個(gè)人相關(guān)，你就應(yīng)當(dāng)明智地決定要做的事以及處理方式。”

觀點(diǎn)2：時(shí)間管理只需找到正確的方法

阿瑪貝爾表示：“找到一套理論體系可能有用，但是時(shí)間管理遠(yuǎn)不止這樣。有人每天上班的第一個(gè)小時(shí)最能夠集中精力工作，但并不是所有人都這樣。”關(guān)鍵在于，我們要不斷地嘗試各種技巧。

科恩認(rèn)為：“有些方法，在某種特定的情形或處境下發(fā)揮不了作用。不妨嘗試多種方法，在工作中實(shí)踐它們。”當(dāng)你用新方法查看郵件時(shí)，不要因?yàn)閮H僅試驗(yàn)一周后看不到效果，就宣稱這種方法沒(méi)用。你可以通過(guò)設(shè)定指標(biāo)，來(lái)衡量一種方法是否有效。耐心一點(diǎn)，讓方法得到充分的時(shí)間驗(yàn)證。同時(shí)，你還可以考慮讓別人參與檢驗(yàn)，比方說(shuō)，讓你的老板和同事來(lái)幫你一起衡量這種方法是否湊效。

觀點(diǎn)3：你需要投入時(shí)間來(lái)促成改變

這種觀點(diǎn)或許有些道理。有位女士告訴我，她最大的挑戰(zhàn)就是擠不出時(shí)間來(lái)實(shí)踐有關(guān)時(shí)間管理的全套方法。她感覺(jué)自己只需要一兩天時(shí)間來(lái)做這件事，卻抽不出時(shí)間。阿瑪貝爾認(rèn)為或許不必這樣，“小小的改變，也可以帶來(lái)很大不同。最好的方法，就是從一些小事做起。”

如果只是做出了一點(diǎn)改變，就發(fā)現(xiàn)自己多出了一些反思時(shí)間，那么就說(shuō)明有進(jìn)步。在阿瑪貝爾看來(lái)，“即便多出來(lái)的時(shí)間只有20-30分鐘，那也是實(shí)實(shí)在在的進(jìn)步。”

不過(guò)，這還取決于你的情況有多糟糕，以及你對(duì)改變現(xiàn)狀的需求有多么迫切。阿瑪貝爾提到這么一位女士：這位女士決定利用她為期一周的假期來(lái)進(jìn)行徹底改變，以減少工作壓力。她審視自己把時(shí)間花在了哪些地方，反思自己能夠承擔(dān)多大的工作量，并且試驗(yàn)了人們建議的所有技巧。“她覺(jué)得之前的一切特別失控，因此希望送給自己這份脫胎換骨的‘大禮’。但是，這種方法比較極端，只適合在極端境況下這么做。”阿瑪貝爾解釋道。

觀點(diǎn)4：時(shí)間管理是自己的事，跟別人無(wú)關(guān)

這種觀點(diǎn)或許有些道理?？贫髡f(shuō)：“沒(méi)人需要對(duì)你的工作效率負(fù)責(zé)。”也就是說(shuō)，這是你自己的責(zé)任?？贫鞯膽B(tài)度很明確：“在職場(chǎng)中，所有人都期待你高效，因此你最好把這件分內(nèi)事做好。”然而，科恩和阿瑪貝爾都認(rèn)為，你不可能獨(dú)力做到這一點(diǎn)。

阿瑪貝爾指出：“如果你的工作壓力很大，每天必須對(duì)一切要求迅速反應(yīng)或轉(zhuǎn)變，不能有一絲松懈，那么你就很難單憑一己之力實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理。”她提到了萊斯利·珀婁的研究，這份研究揭示在任何工作環(huán)境中都能進(jìn)行的一些細(xì)微調(diào)整。然而，小小的調(diào)整也不容易。“工作內(nèi)容總會(huì)不知不覺(jué)地在你面前設(shè)置障礙，比如戰(zhàn)略不清晰、流程冗長(zhǎng)等，讓你不容易完成工作。”科恩解釋道。

如果你所在的公司奉行這樣一種觀點(diǎn)，阿瑪貝爾建議，你不妨嘗試改變一下公司的文化。阿瑪貝爾說(shuō)：“你有責(zé)任質(zhì)疑公司的做法。”科恩也認(rèn)為跟高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行交流的做法是值得的，這樣的溝通效果往往比與任何一位部門經(jīng)理溝通都要好。他說(shuō)：“公司內(nèi)部其實(shí)可以做出許多改變，比如重新設(shè)計(jì)工作完成的方式，重新考慮決策在哪些層級(jí)擬定、如何擬定等等。”

對(duì)于身處職場(chǎng)的你來(lái)說(shuō)，控制工作量和日程可能依然非常困難。但是，如果能夠區(qū)分出哪些時(shí)間管理方法有效，哪些完全不適合，你就已經(jīng)朝著正確的方向邁出了第一步。