MBA職場：總覺得時間不夠用？也許你需要這個思維方法

你有沒有過這樣的體驗：

做了詳細(xì)的Todo List，卻只能一直看著它們變成”已過期”;想著”今天一定要把這些事情做完”，下班了才發(fā)現(xiàn)還沒開始;終于下定決心要全力以赴，卻老是被各種瑣事打斷……

很多人都有過這樣的苦惱：明明學(xué)了時間管理，也做了詳細(xì)的晨間日記、待辦事項、規(guī)劃和安排，但仍然覺得每天的時間都不夠用。該做的事情沒做，實際的效率也沒有提升。每天不知道忙些什么，下班了還剩一大堆瑣事，令人心煩。

更有甚者，做了詳盡的待辦事項，但每天有超過一半的任務(wù)都無法完成，只能眼睜睜地看著它們變成”已過期”。日復(fù)一日，”過期”一欄，堆了滿滿當(dāng)當(dāng)?shù)娜蝿?wù)，比”已完成”的還要多。

這種情況，自然很容易令人泄氣。

實際上，我見過不少人，就是因為這樣，索性破罐子破摔，連待辦事項和規(guī)劃都不做了，眼不見為凈——反正做了也沒什么用，還徒增焦慮。后果呢?自然是生活越來越亂，效率更是不如從前。

為什么會這樣?是因為時間管理沒有效果嗎?

其實，是因為這些人，在最開始的時候就錯了。

不妨考慮一個問題：你每天能夠真正用來學(xué)習(xí)和工作的時間，有多少?

很多人會不假思索地回答：8個小時。朝九晚七，除去午休的兩個小時，剩下8個小時，看上去是沒錯。但實際上，真的有8個小時嗎?

其實，我們每個人對時間的掌控力，是非常差的。一方面，外界會有源源不斷的事件，來占用我們的時間和注意力。比如，老板突然叫你去辦公室里談話，同事臨時找你幫個忙，客戶又在微信上催你，開發(fā)告訴你上次的需求需要延期……諸如此類。

可以說，你的位置越高，每天要面對的瑣事就越多。它們無窮無盡，無法避免。

另一方面的阻礙，則源于我們內(nèi)在的自律能力。且不說刷朋友圈，聊微信，看網(wǎng)頁，抑或發(fā)個呆，有誰能夠保證在認(rèn)真工作的時候，能夠從頭到尾保持100%的專注和心無旁騖?

這是不可能的。

心理學(xué)家把人的注意力分成”主動注意”和”被動注意”。前者是主動集中注意力，后者是指對外界刺激自然而然的反應(yīng)，無需刻意付出努力。

最簡單的例子就是看劇。為什么很多人看劇，能夠一看幾個小時也不累?因為它的畫面、聲音和情節(jié)加在一起，構(gòu)成了一種強(qiáng)有力的新鮮刺激，時刻在調(diào)動著我們的”被動注意”。反之，當(dāng)我們面對枯燥的工作時，就需要消耗認(rèn)知資源，將注意力聚焦在工作上，摒除其它念頭和外界刺激的影響。這就是”主動注意”。

主動注意的時間一般都很短，大部分成年人也就是30分鐘左右。所以，你以為你在認(rèn)真工作，其實大部分時間，都是無意識浪費掉的。那么，剩余下來的，能夠集中精力做事的時間，究竟有多少呢?

這一點因人而異。但通常來說，如果能有50%的剩余，也就是每天4個小時，其實已經(jīng)相當(dāng)不錯了。這就是癥結(jié)所在。你為每天安排了8小時的工作量，但實際上，你只有4個小時能夠去處理它們。當(dāng)然會覺得不夠用。

如何解決這個問題呢?

我采用的方法，是利用”減法思維”。

什么是”減法思維”?

人是一種非常奇妙的動物：我們對于損失的敏感性，會遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于獲得，也就是所謂的”損失厭惡”。舉個例子，丟了100塊，給人帶來的懊惱，會遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于得到100塊帶來的快樂。

所以，如果你默認(rèn)”每天有8小時工作時間”的話，那么，你就會無休止地沉浸于”損失厭惡”之中——因為在一天里面，所有發(fā)生的事情，都是在占用和消耗你的時間。

你會覺得：老板怎么這么煩，好像話永遠(yuǎn)都說不完;同事怎么這么笨，講這么清楚還聽不懂;客戶怎么這么討厭，整天就知道催……

因為，這些事情都是”計劃外”的。每一次發(fā)生”計劃外”的事情，你都會感到：它們在占用我的時間，害我計劃好的事情，又做不了了。長此以往，會很容易變得焦慮、煩躁——而這恰恰又是影響我們效率的另一個因素。

更好的方式是什么呢?是一開始就告訴自己：

我沒有8小時可以用，我只有4個小時。

這樣一來，當(dāng)這些計劃外的事情發(fā)生時，你就可以心平氣和地告訴自己：這些都在計劃之中，是本來就要去做的。

這樣，你就可以找回自己對時間的”掌控感”。

只要每天能留出4小時工作，你的計劃就沒有受到影響。在這個基礎(chǔ)上，每多個半小時、一小時，對你來說，都是”賺了”。

曾經(jīng)有位媽媽在我的 Live 里面提問，說：和老人住在一起，上有老下有小，每天要服侍老人，照料孩子，非?，嵥?，幾乎沒有多少自己的時間。想學(xué)點東西，又會時不時地受到打擾。怎么辦?

我告訴她：在這種情況下，你就要轉(zhuǎn)變思維。不要覺得”服侍老人、照顧孩子”是在”占用自己的時間”，你應(yīng)該把它們視作每天的硬性支出。試著考慮：在排除了所有的這些事務(wù)之后，每天能剩下幾個小時?這些，才是真正”屬于你自己”的時間。

在這個基礎(chǔ)上，如果你能夠通過優(yōu)化流程、多線并用，縮短硬性支出，哪怕多省出15分鐘，也是你的盈余。這就是”減法思維”。

它的本質(zhì)，其實用一句話就能說明：

如果今天就是你生命的最后一天，你會做些什么?

為什么叫”減法思維”呢?因為它就是將任務(wù)的安排，”減”到極限：如果我每天只能有4小時的時間工作，我應(yīng)該如何安排自己的時間?

你會發(fā)現(xiàn)，一旦使用了這樣的思維方法，你看待時間、任務(wù)的方式，以及做規(guī)劃和執(zhí)行時的心態(tài)，都會完全不一樣。你會變得更加平和，高效，更不容易感到焦慮和疲憊。因為你知道，你的時間，始終都在自己的”掌控”之中。

除此之外，”減法思維”，還有另外一種做法。

我們總是傾向于為一個任務(wù)安排較充盈的時間。比如，如果一項任務(wù)的最終 Deadline 是周五，我們往往會要求自己，在周四之前就把它做好。這樣，即使時間來不及，也可以有一天的時間順延。

但你有沒有發(fā)現(xiàn)：很多時候，即使我們安排了盈余時間，我們還是會拖到最后一刻才開工。很多時候，用一星期做出的效率和質(zhì)量，并沒有比用一天做出的結(jié)果，好多少。

這是一種非常常見的現(xiàn)象。在項目管理里面，叫做”帕金森定律”。

它指的是：在一個組織里，人們總會傾向于把任務(wù)排滿所有的可用時間。

簡而言之：如果一件事情的安排是較舒緩的，那么人們就會放慢做事的節(jié)奏，直到在時間即將結(jié)束時，才把它完成。究其原因，是因為，人永遠(yuǎn)是懶惰的。除非極其重要、極其緊急，否則，沒有人會樂意提前完成任務(wù)。因為我們的大腦總是在尋找休息的時機(jī)，它會盡可能地占用所有可以占用的時間。

所以，如果一項任務(wù)需要2個小時，而你的安排是4個小時，那么大腦就會接收到這樣一個信息：這個任務(wù)可以慢慢做，不用急。它就會伺機(jī)要求休息。你可能會刷半天網(wǎng)頁，發(fā)一會兒呆，聊一會微信，直到時間差不多了才開工。

反之，如果你安排的時間，比任務(wù)本身要求的時間短，大腦就會進(jìn)入”火力全開”的模式——因為對于未來的預(yù)期告訴它，這個事情很急，如果放松的話，很可能完不成。

所以，為什么很多時候，我們最后一刻才開工，結(jié)果并不比提前做來得差?原因就是，當(dāng)我們提前做一件事情時，我們是沒有100%投入的——我們的大腦始終會有一個”不用急”的預(yù)期，這會大大降低它的專注力。

針對這一點，一個有趣的解決方法，就是：消除所有任務(wù)的”盈余時間”，給大腦一個嚴(yán)格和緊迫的預(yù)期。簡而言之，如果一項任務(wù)要求2天完成，deadline是周五，那么，不妨安排在周三開工，周五完成。并且告訴自己：

這項任務(wù)沒有任何盈余時間，一旦開工了就必須全力以赴，否則無法如期完成，后果將非常嚴(yán)重。

在這樣的壓力和預(yù)期之下，你對于執(zhí)行這項任務(wù)的動力，就會大大提升。你會見縫插針地去尋找一切可以著手的機(jī)會，會提前做好準(zhǔn)備，會去優(yōu)化和縮短流程。有些追求高效能的人，會有一個習(xí)慣：將手表撥快幾分鐘。道理是一模一樣的。通過給大腦一個預(yù)期，降低大腦的懈怠和惰性。

這樣一來，不但可以保證按時完成任務(wù)，也可以節(jié)省下大量的時間。

最后，關(guān)于”減法思維”，提幾點需要注意的地方。

1. 了解自己的時間開銷

這兩種做法，建立在同一個基礎(chǔ)上：對自己每天有哪些”硬性支出”，注意力能集中多長時間，能有多少時間全力以赴，一清二楚。所以，對于時間管理，我的第一個建議就是：先想辦法理清楚自己的時間開銷，做到了然于胸?？梢允褂靡恍〢PP(比如Hours)，也可以靠自己主動的記錄、回想、監(jiān)測，用數(shù)天到一兩周的時間，來建立自己的時間開銷模型。

2. 合理安排待辦事項

如何讓自己自己的Todo List安排更加科學(xué)、緊湊?我在《高效管理時間的秘訣，就在于這三個清單》中，提到過我的”AFD方法”，推薦使用。這套方法，一方面可以將你的”整塊時間”和”碎片時間”共同高效利用起來，另一方面，也可以提高你對任務(wù)的分析和預(yù)判效果，做到胸有成竹。

3. 好的體能才能提高”減法”的上限

每天真正能夠利用的時間有多少?從某種程度上講，跟你的體能息息相關(guān)。體能較弱的人，會容易勞累，也會降低可利用時間的上限。無論什么方法，本質(zhì)上，都是在這個”上限”之內(nèi)，進(jìn)行最優(yōu)配置而已。如果上限本身就很低，你能實現(xiàn)的效益，也沒有可能提高。所以，按時作息，注意飲食，多跑步，多鍛煉。

這比一切時間管理方法都管用。

Lachel，互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)理人，高效管理達(dá)人，知乎24萬贊答主，LinkedIn / 36氪 / 插坐學(xué)院特約作者那么，你有過哪些”認(rèn)知升級”的時刻呢?

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