MBA職場：我知道你英文好，但是你真的會寫郵件么？

       甚至這幾年過去，寫過大大小小的論文，工作之后寫過不少數(shù)據(jù)分析或者工作報告，每次寫到big, this, a lot, good, but這些詞的時候，都會條件反射地刪掉重新寫。

后來題目為什么改成這個呢？如果題目只是“藤校的英文寫作課”，你覺得“哦就是講講寫作的方法的嘛”，但是我發(fā)現(xiàn)寫作和英文好壞沒特別大的關(guān)系，尤其是到了一定水平，大家的表達(dá)都挺地道的。

正好這幾天，有個在律所的師兄給我發(fā)了一段挺長的英文郵件，說你能幫忙看下這封郵件么？這封郵件是回復(fù)給國外的客戶的，我們在談報價，我想表達(dá)什么什么意思，但是好像對方總是誤解我們的意思，來來回回發(fā)了好幾封郵件了，還是沒說明白這個事情。

聽到這A還挺驚訝的，師兄在國外也念過書，英語非常好，邏輯性也是我認(rèn)識的人中非常強的，為什么會遇到這樣的問題？更驚訝的是，據(jù)說律所有專門負(fù)責(zé)對外溝通交流的同事，也是沒把這事弄清楚。

看郵件的時候我大概有點數(shù)了，問題真的不出在對方的英文水平高低，比如語法、時態(tài)、表達(dá)是否地道這些基礎(chǔ)概念上，而是表達(dá)所體現(xiàn)出來的思維還是中式的，所以別說老外蒙圈了，我看了一遍也是一頭霧水，如果不是師兄和我解釋了半天background，我可能都不明白什么意思。

所以問題是：我知道你英文好，但是你真的會寫作么？

其實英文寫作，除了小說散文詩歌講究特定的寫作技巧，大部分都非常簡單，比八股文還八股文，尤其是職場上涉及到的郵件、報告，更是平鋪直敘，大白話白開水一樣，講求效率，衡量的標(biāo)準(zhǔn)是clear and effective。

Clear指的是表達(dá)的信息夠清晰，不會產(chǎn)生歧義；Effective是指信息的有效性，給出的都是必要的，不廢話，不冗余。達(dá)到這樣標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵在于，寫作的時候要有英文的思維方式，也就是人人都會說的“用英語思考”，主要體現(xiàn)在句子順序，句子之間關(guān)系，語言運用這幾點上。

師兄的那封郵件，這幾方面都有所表現(xiàn)，A給出了一些建議，再改完之后就是一個比較清晰的版本了，可以很清楚地明白，律所是要干嘛，報價是怎么計算的，包括哪些服務(wù)，下一步對方要干嘛，有什么選擇。（以后如果失業(yè)了，我就靠這個吃飯好了，此處應(yīng)有笑中帶淚的表情）

以前英文寫作零零散散都有提到過（回復(fù)“英語”或“寫作”查看相關(guān)文章）。不過這篇不會講怎么樣表達(dá)某個意思比較地道，因為大家肯定都有很多年的英語基礎(chǔ)在，這種問題查查詞典就好了。

今天主要講郵件中、報告里，怎樣表達(dá)對方能看得懂。甚至我要分享的知識點你都懂，有的也在用，但是用的時候可能沒意識到為什么這樣用。沒有經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練、以及有意識的刻意練習(xí)，很難寫出清晰的郵件，即使憑著感覺寫得出清晰的郵件，也說不清為什么好，好在哪里。

這篇文章不會告訴你怎么一步步給自己的文章做手術(shù)，而是給你一把手術(shù)刀，教你怎么用手術(shù)刀，怎么審視文章背后的邏輯，然后自己就能大刀闊斧改文章了。之前的知識點或許就像一堆散開的拼圖塊，而搞懂背后的這些大規(guī)律，就能夠把這些拼圖組合起來刷出the whole picture。

一. 句子順序

各類英語考試中都有閱讀理解，大家肯定知道如何從原文中找信息。如果時間有限的話，讀開頭結(jié)尾，時間再多一點的話，再看每一段的第一句和最后一句。

Introduction

Body (topic sentence+concluding sentence)

Conclusion

所以咧？所以寫作時候就需要按照這樣的方式寫啊。你肯定會說這些我都懂啊。但是關(guān)鍵是很少有人真的做到這一點啊。大部分人在表達(dá)“老板我需要招人”的時候，還是會這樣寫：

老板你好，今年我這邊新上的項目，項目可難了，花費精力和時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了我們之前的預(yù)期。我們有幾個人在做開發(fā)，有幾個人在做測試，工作量和工作小時分配如下表，我們已經(jīng)完成了項目的30%，但是如果項目想在Q1上線的話，照目前的進(jìn)度我們可能只能完成70%，所以我希望能多招幾個人以完成之前我們設(shè)置的target。因為這個項目太blabla重要了，你知道的公司老大誰誰誰也講了我們今年的戰(zhàn)略方向是這個，所以整個資源也都應(yīng)該往這方面傾斜，您說是不是？

看上去是不是很正常也很符合我們的閱讀習(xí)慣？按照事情發(fā)展順序和老板講了一大堆原因合情合理。老板再不給你招人就好像很沒人性一樣。

但是！你如果這樣發(fā)給一個外籍老板，他內(nèi)心會很崩潰的。因為如果你把這當(dāng)做閱讀理解來看的話，習(xí)慣性地就希望在第一句找到這一段話的主要意思和目的。老板看到這段文字的第一句，第一反應(yīng)不是耐著性子往下讀，而是心想“臥槽，這么重要的項目出事了？！”

直到讀到最后才明白，兜這么一大圈子你就是想要人嘛，想要人你早說嘛，人來就能解決的事情還叫事情嗎，我還以為項目完不成呢。這種情況下，對方就會覺得你的英文寫作不夠好。這就是兩種思維帶來的差異。

1. 英文寫作最重要的就是，開門見山，結(jié)論先行。尤其職場中發(fā)給老板的郵件和報告，就算不考慮寫作習(xí)慣，站在老板的角度想的話，時間有限，也應(yīng)該把重要的信息放在前面。

其他信息放后邊作為觀點支撐和信息補充，如果需要了解更多的話，細(xì)讀就好了，這點其實就體現(xiàn)了兩大標(biāo)準(zhǔn)中的effective。這下你知道，英語思維的話，以上應(yīng)該按這樣的順序?qū)懀?/span>

老板你好，我希望能多招幾個人以完成之前我們設(shè)置的在Q1上線的target。原因如下：1. 項目花費精力和時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了我們之前的預(yù)期。我們已經(jīng)完成了項目的30%，照目前的進(jìn)度我們可能只能完成70%。目前我們有幾個人在做開發(fā)，有幾個人在做測試，工作量和工作小時分配如下表。2. 這個項目太blabla重要了，你知道的公司老大誰誰誰也講了我們今年的戰(zhàn)略方向是這個...

先不論后邊的信息如何組織或者加不加數(shù)字分隔，但是直接把結(jié)論擺在首句，既符合英文寫作的習(xí)慣，也符合老板的閱讀習(xí)慣。時間有限的情況下，看第一句就夠了。

2. 除此之外，注意一段只表達(dá)一個主要意思/觀點，不要在一個觀點沒表達(dá)充分的時候急于加上新的觀點，新的觀點應(yīng)該直接另起一段重新闡述。這和上一點是一脈相承的，也是為了信息的有效性。這樣就能在每一段的開頭結(jié)尾直接get到這段的意思而不會遺漏，也不會覺得所有信息龐雜交織在一起讓人不知所云。

這點也是一說都懂，但是明白不等于能做到，因為實際上這樣的表達(dá)，是要克服很大的表達(dá)慣性的。還是舉以上給老板寫郵件的例子，如果既想表達(dá)要人，又要讓老板知道現(xiàn)在的項目進(jìn)展，至少有一半的人都會這樣寫：

老板你好，我希望能多招幾個人以完成之前我們設(shè)置的在Q1上線的target。原因如下：項目花費精力和時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了我們之前的預(yù)期。我們已經(jīng)完成了項目的30%。這30%的內(nèi)容包括項目的框架基礎(chǔ)搭建，競品分析，用戶分析等前期準(zhǔn)備工作，這些工作在每一個重要時間節(jié)點的時候，都已經(jīng)和各合作方溝通過，之前和您review過，也拿到了市場部法務(wù)部財務(wù)部的審批。

照目前的進(jìn)度我們可能只能完成70%。目前我們有幾個人在做開發(fā)，有幾個人在做測試，工作量和工作小時分配如下表。這個項目太blabla重要了，你知道的公司老大誰誰誰也講了我們今年的戰(zhàn)略方向是這個...

以上橘色的部分告知項目進(jìn)展，根據(jù)英文的寫作習(xí)慣，壓根就不應(yīng)該出現(xiàn)在這里，應(yīng)該另起一段專門介紹，也就是說第一段就只談要人，第二段只寫進(jìn)展。

雖然上個例子，形式上分成了兩段，貌似還挺清楚的，但是根本沒有做到“一段只表達(dá)一個意思”的標(biāo)準(zhǔn)，而是把信息強行割裂開，用形式上的分段掩蓋了寫作時的思維混亂，第一段同時混雜了要人和項目進(jìn)度兩方面內(nèi)容，信息龐雜，思維混亂。

為什么容易出現(xiàn)這種情況？是因為中英文寫作思維的不同。

中文的寫作，很多時候是線性的，就是順著一條思路一直說下去，從A說到B，從B聯(lián)想到C，層層遞進(jìn)，大家不會覺得理解上有難度，上文提到項目完成30%，順著說這30%包括哪些內(nèi)容，覺得非常順。

但英文寫作中，更多時候講究的是并行，你先把ABC點列出來，告訴大家，接下來我要分別闡述A、B、C三個方面的內(nèi)容了，這三個方面往往也是各自獨立的，最好不要你中有我我中有你。

下圖可以表達(dá)出這個意思，所以知道了兩者區(qū)別，你就明白，如果我們用中文的思維帶入英文寫作中，你的外籍老板就會再次崩潰，你到底要表達(dá)什么？因為對方的心理預(yù)期和你的不一樣?。?/span>

中文寫作：A→B→C

英文寫作：我要寫ABC了→A

→B

→C

3. 另外，有些時候如果要分別闡述不同情況的話，把區(qū)分的標(biāo)準(zhǔn)寫在句首，看起來會更加清晰有邏輯。比如以下兩種表達(dá)方式，如果是用英文寫長句的時候，第二個就更清楚。

A: We will charge by piece if you order less than 10; We will offer a package price if you order more than 10.

B: If you order less than 10 pieces, we will charge by piece; if more than 10, we will offer a package price.

第一種表達(dá)完全沒有問題，但是實際工作中往往不像上面的例子這樣短一眼就能掃完，有時復(fù)雜一點的材料，需要好幾行英文才表述清楚。

二. 句子之間關(guān)系

工作中，報告、郵件的寫作，往往對寫作者的邏輯性有更高的要求，需要整合已知的大量碎片信息。加工處理時，我們往往會遵循一定的規(guī)則描述事件，比如時間順序、因果關(guān)系。

英語寫作，其實就是句子之間關(guān)系的處理。句子之間的關(guān)系，無非就是“因果、條件、轉(zhuǎn)折、讓步、假設(shè)、比較、并列、承接”。

所以在寫作中，信息的組合部署，可以遵循以上八種常用的表達(dá)句式，讓人很快明白一件事情的來龍去脈。例子還是拿之前文章的，涉及幾種句式關(guān)系：

因為我們上一個季度和XX公司的合作比較順利，（所以）他們打算和我們繼續(xù)簽訂下一個季度的合同，不過他們希望在XX條款上做一些修改。

另外，在之前的條件基礎(chǔ)上，如果我們能做到額外的A，他們將會給我們XX折扣；如果我們達(dá)到B，他們將會在XX折扣基礎(chǔ)上給我們更多的優(yōu)惠。（這里其實也體現(xiàn)了上文提到的，把區(qū)分的標(biāo)準(zhǔn)寫在句首這一點。）

另外，在表達(dá)句子之間關(guān)系的時候，有兩點需要注意。

1. 不要隨意跳過或者忽略只有自己才明白的內(nèi)容。

作者和讀者的信息量是不對等的，所以寫作的時候，應(yīng)該盡可能地表述完整信息。在幫別人改報告的時候，小A常常發(fā)現(xiàn)，有一些因果關(guān)系，直接變成了“果”，找不到“因”，這就會讓讀者覺得困惑。比如：

A：...老板我們預(yù)估不了大致的工作量...

B：...因為現(xiàn)在還沒收齊完各方回復(fù)，所以我們預(yù)估不了大致的工作量...

上述例子看上去有點不可思議對嗎？但這種例子確實大量存在。因為在上下文中，寫出第一種句子是很自然的事情，作者會覺得前文可能已經(jīng)提到過了，這里你自己能夠推測出原因的嘛。

但實際上，我說過，作者和讀者的信息量是不對等的，你知道不代表你的讀者知道，老板看到這里，或許能夠推測出原因，或許猜測不出原因，甚至猜別的原因：為什么預(yù)估不了？是你水平不夠嗎？是你經(jīng)驗不夠嗎？因為你信息給的不夠準(zhǔn)，不是唯一，所以對方會產(chǎn)生理解分歧。

2. 連接詞要表達(dá)真實存在的邏輯關(guān)系，不要亂用。

很多時候中文里我們用的連接詞，實際上并不是在講真正的邏輯，只是用于句子連貫，這種情況下，如果直譯成英文，就不太合適。舉個不是很極端的例子，and和but：

A：（中文）我在網(wǎng)站上看到這個職位的信息不太全面，但是我真的很想知道具體的...

B：（英文）我在網(wǎng)站上看到這個職位的信息不太全面，and I'd really love to know the detailed information about...

中文表達(dá)模式中，前后兩句話，邏輯上并不是強烈的轉(zhuǎn)折關(guān)系，也不是沖突大的敘述；這里的“但是”更多的是強調(diào)想了解的語氣，起到一種連接的作用。

但英文寫作中，連接詞是要體現(xiàn)真實的思維邏輯的，前后既然是接續(xù)關(guān)系，用and就更加合適，but則用在強烈的沖突或轉(zhuǎn)折中，比如：烤鴨好吃，但烤雞好難吃。

這個例子其實不是很極端，因為即使英文用but這么寫對方也能明白大致意思。但一些極端的情況下，連接詞亂用，表達(dá)出來的意思就會非常混亂。這就是為什么有時候，我們自己看覺得意思很清楚能夠理解，但是老外卻覺得內(nèi)容confusing。

用接續(xù)詞的時候，需要多考慮一下，你確定用得沒問題嗎？小A是常常寫了一長封郵件，又掉頭回去把連接詞改的改刪的刪。

三. 語言運用

寫郵件、報告時，語言運用要盡量簡潔準(zhǔn)確，用盡可能少的語言表達(dá)清晰，信息不重復(fù)不冗余，細(xì)化具化，必要的時候輔以數(shù)字。

1. 簡潔：信息不重復(fù)不冗余。

中文里為了加強語氣會有大量的修飾語。英文中，一些詞本身如果已經(jīng)包含了這個意思的話，修飾語則不必重復(fù)，加上則畫蛇添足，顯得冗余，比如老板說，今年行情不錯嘛，我們明年的目標(biāo)是，翻10倍！你和同事抱怨說：真是不切實際的幻想啊！

A：What an impractical illusion!

B：What an illusion!

英語中，在表意已經(jīng)清楚的情況下，無需重復(fù)，illusion本身就已經(jīng)有“不切實際”的意思了，所以不必再加上impractical。同樣，比如有同事私下八卦，某個已婚的同事有婚外情，直接說has affairs就好，不必再加上outside his own marriage, 因為affair本身就已有這個意思，無須贅述。英文中有很多類似的詞語，檢查的時候也要注意下這方面。

2. 準(zhǔn)確：細(xì)化具化，輔以數(shù)字。

回到開頭提到的，雖然這么多年過去了，但寫作時候遇到一些詞，小A還是會條件反射返回去刪掉換成別的詞，和當(dāng)時上的寫作課分不開。

當(dāng)時胖胖的寫作老師，不允許我們在文中用“big, this, a lot, good”類似的詞，每篇文章寫完之后，都要用word查找功能把這幾個詞給搜一遍，全部用其他詞替換掉，替換的方式就是要細(xì)化、具化。比如this指什么，寫出來，this shows that，什么情況表現(xiàn)了什么，寫出來。

剛開始當(dāng)然是很痛苦的，而且當(dāng)然也懷疑過這樣練習(xí)的有效性，畢竟一篇8頁的文章里不出現(xiàn)一個this基本是不可能的。但這種看似有點矯枉過正的方法，確實能夠讓大腦形成一種條件反射，以至于每寫出一個這樣的詞的時候就拷問一下自己，是否能夠有更好更精準(zhǔn)的表達(dá)，久而久之，就形成了這種更加細(xì)化具化的表達(dá)思維。

在職場中寫英文郵件、報告，除了以上，還需要盡可能地用數(shù)字表達(dá)。huge, extremely, a lot, significant, 這些量化的詞如果單獨使用，看起來會非常可疑，不具有說服力，直接換成對應(yīng)的數(shù)字，30%, 50%, 量化程度。這一點每一個職場人士應(yīng)該都有最基本的sense。

四. 其他

這一部分和寫作技巧關(guān)系不是很大，太細(xì)不太好歸入以上幾大類中。一些是A自己的總結(jié)，一些是better not的建議，但也不是說完全就不能用。

1. 根據(jù)讀者/目的量體裁衣

遵循重要的放前邊說這個規(guī)則，把這點放在第一條。這條其實是在寫郵件和寫報告中，動手之前需要思考的第一個問題。

讀者是誰：是你直屬老板嗎？還是你老板的老板？亦或是大老板？

目的是什么：了解項目進(jìn)展？還是某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題？還是常規(guī)匯報呢？

不同的讀者，背景知識不一樣，決定了文章中部署信息的多少。不同的目的，決定了你如何去寫。比如直屬老板對項目的細(xì)節(jié)了解程度肯定要超過大老板，寫給大老板的匯報和寫給直屬老板的匯報就不一樣；解釋分析某一環(huán)節(jié)的問題，和常規(guī)匯報的內(nèi)容肯定也不一樣。

寫報告的時候，要根據(jù)讀者和目的的不同，量體裁衣。

2. 段落之間篇幅盡量平衡。

雖然英語論文中這一部分要求相對嚴(yán)格，比如開頭結(jié)尾不能過長，大致是中間主體任意一個段落的二分之一；但職場郵件和報告中，不必太拘泥，篇幅段落看上去視覺比較平衡就好，避免一些極端的情況，比如第一段十行，下一段就一行。

3. And, But大寫放在句首最好避免。

語法上沒有錯，甚至有人專門在知乎上用學(xué)術(shù)論文規(guī)范討論過這個問題，一句兩句也難以說清楚原因。傳統(tǒng)的看法認(rèn)為不可以，即No conjunction can start a sentence，但現(xiàn)在這么寫的也不在少數(shù)，反正這么有爭議的事情，A是不會去用的。

4. 正式的郵件、報告中，避免用縮寫?？s略詞另說。

比如It's, I'd, We've。縮略詞的話，比如某個項目有簡稱，出現(xiàn)第一次的時候?qū)懭Q，出現(xiàn)第二次的話用大寫縮略詞即可。

5. 區(qū)分書面語、口語、俚語。

You know, God knows, kick the bucket 這類都不適合出現(xiàn)在正式的書面語中。如果把握不好一些詞語的使用范圍，多查一查總沒錯的。

6. 寫完整的句子。使用拼寫檢查。

不是隨意在一個地方加句號就叫一個完整的句子了。（這里好想加個哭笑不得的表情）郵件或者報告寫完，至少使用拼寫檢查查一遍拼寫錯誤。

五. 寫在最后

有人問，我觀察過很多文章，發(fā)現(xiàn)有的文章并不是那么嚴(yán)謹(jǐn)？包括文章結(jié)構(gòu)，用詞，泛泛的詞比如你提到的good, a lot，或是句首就用大寫的And, But之類的呀？

當(dāng)然是這樣，不同類型的文章有不同的寫法，正式與不正式的文體也會有所區(qū)別，我也常?？吹郊~約時報知名的專欄作家句首就用大寫的And。這本來就很正常，每個人都有每個人的寫作風(fēng)格。

但學(xué)的時候，剛開始還是要學(xué)general practice一些最基礎(chǔ)的規(guī)范，練熟了以后才能收放自如地應(yīng)用，慢慢形成自己的語言風(fēng)格。就像學(xué)口語一樣，剛學(xué)的時候肯定還是希望學(xué)RP或者GA稍微標(biāo)準(zhǔn)化的，時間長了之后才會去模仿自己喜歡的演員口音，沒有聽說誰上來就要直接學(xué)某個口音。

六. 題外

這篇文章從構(gòu)思到寫完，修修補補花了好幾天，翻了不少以前上課的筆記還有教課的課件，也回憶了很多好玩的事情。以上是小A的一些心得總結(jié)，希望能夠幫助到你重新審視職場中的英文郵件、報告寫作。