MBA評論：能者可以多勞，但千萬別讓好人難做

       在現(xiàn)代化的企業(yè)環(huán)境中，協(xié)作無處不在。隨著企業(yè)運營日益全球化，公司內(nèi)跨職能合作開始增多，孤島逐漸分解，彼此間的合作和聯(lián)系加強。團隊協(xié)作似乎已經(jīng)成為機構(gòu)成功的關(guān)鍵所在。

這些進步當然值得肯定。但因此驟增的資源消耗也提醒我們，是時候停下來想想了。

舉例而言，在你的公司里大家每周花在開會、打電話和回復(fù)郵件的時間大概有多少?很多公司里，這些事項占去了大約80%左右的時間，員工獨立完成重要工作的時間所剩無幾。由于不斷接到各種要求：集體討論、共享資源、出席會議等，致使員工的工作表現(xiàn)受到影響。之后他們不得不將任務(wù)帶回家中。壓力不斷累積，很快會帶來員工過勞和離職的風(fēng)險。

我們針對300多家機構(gòu)進行了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)了更嚴重的問題：公司對協(xié)作性工作的分配極不平衡。在多數(shù)案例中，20%-35%的增值協(xié)作僅來自3%-5%的員工。一些雇員逐漸意識到，自己有能力完成本職工作又樂于助人，因此被吸納到重要的項目中，起到的作用也越來越重要。這種心態(tài)有利于他們提高業(yè)績并贏得聲譽。

俄克拉荷馬大學(xué)的教授馬克·博利諾將這種現(xiàn)象稱為“公民行為的升級”(escalating citizenship)，但是這些只會讓頂級協(xié)作者身上的負擔越來越重。

我們發(fā)現(xiàn)，最初的良性循環(huán)很快會產(chǎn)生負面影響。樂于助人的員工很快會成為組織的瓶頸：如果沒有了他們，工作就難以推進。更糟的是，他們自身也因過多的協(xié)作性工作而感到勞累，效率低下。但是他們幫助他人的那部分工作量和工作類型常常無人在意，因為這類工作通常來自其他部門、不同的辦公室甚至其他公司。

我們一味追求協(xié)作帶來的好處，無意間讓協(xié)作成了開放市場，卻沒有察覺到要付出的代價。

寶貴的個人資源

個體可以付諸他人、創(chuàng)造價值的“協(xié)作資源”分為3類：信息資源、社交資源和個人資源。信息資源包括知識和技能，指可以記錄傳承的專業(yè)知識;社交資源指某人知道或者能夠接觸到某個社交網(wǎng)絡(luò)，或者在其中有一定地位，而這個網(wǎng)絡(luò)有利于同事們的合作;個人資源則是個人的時間和精力。

這3類資源的可利用率不盡相同。信息資源和社交資源可以通過一次性交換完成分享，不會耗費協(xié)作者的精力。也就是說，我向你提供了知識或社交網(wǎng)絡(luò)資源，我可以繼續(xù)擁有并使用這些資源。但是，每個人的時間和精力等個人資源是有限的，如果不斷要求某人給項目提意見、參與決議等，這個人自己的時間就會減少。

不幸的是，在協(xié)作中使用他人的個人資源成了理所當然的事情。人們在提出請求時，不針對具體的信息或社交資源，也不搜索既有的資源庫，比如存檔的報告或知識庫，而是要求你親自幫助他們，盡管也許并無必要。一個可能不到5分鐘就能解決的事情，最終演變?yōu)闅v時30分鐘的會面，消耗了雙方的個人資源。

我們曾為一家熱門專業(yè)服務(wù)機構(gòu)繪制其核心員工面臨的請求情況。排名第一的協(xié)作者韋爾內(nèi)爾收到了95個來自他人的請求，但其中只有18%的請求人表示需要與他本人會面才能達成業(yè)務(wù)目標，剩下的只需要他提供信息資源和社交資源。排名第二的雇員是莎倫，有89人找她幫忙，但她的情況更加危險，因為有40%的人希望能夠占用她更多時間。相比之下，莎倫的個人資源被剝奪得更嚴重。

研究發(fā)現(xiàn)，當要求親自會面的請求者超過25%，接受請求者個人和團隊的表現(xiàn)就會受影響，這也是員工主動離職的一個重要預(yù)測指標。受歡迎的協(xié)作者感到不堪其擾時，也許會意識到好人難做。這種狀況導(dǎo)致他們最終離開了公司(同時帶走了有價值的信息和網(wǎng)絡(luò)資源)，或者繼續(xù)留在公司，但逐漸開始疏遠同事。

圖表數(shù)據(jù)來自20家樣本機構(gòu)中業(yè)務(wù)部門的直線管理者。表格中上部和右側(cè)的人是公司中的最佳信息來源，也是收到協(xié)作請求最多的人。他們的參與度和職業(yè)滿意度得分最低，得分由圓圈大小表示。

領(lǐng)導(dǎo)者可以通過兩種方式解決這個問題：重新分配并優(yōu)化協(xié)作責任;獎勵高效的協(xié)作行為。

重新分配工作

企業(yè)在嘗試提高組織協(xié)作效率之前，應(yīng)當清晰掌握當前的供需情況。公司可以利用雇員問卷調(diào)查、電子溝通記錄，以及360反饋和客戶關(guān)系管理項目等內(nèi)部系統(tǒng)，對請求數(shù)量、類型、來源和去向加以了解，以上渠道可以提供有價值的數(shù)據(jù)。

此外還可以借助一些深度網(wǎng)絡(luò)分析工具。例如Do.com，它可以監(jiān)測我們的日程表，統(tǒng)計每位雇員和管理者在會議上花的時間和獨立工作時間，每天、每周提交相關(guān)報告，目的是找出最有可能面臨超負荷協(xié)作的人。

之后，企業(yè)可以采取3種手段進行調(diào)整：

1、鼓勵員工改變行為

對于協(xié)作任務(wù)超負荷的員工，教他們學(xué)會過濾和合理安排來自他人的請求;允許他們拒絕(或?qū)⒎峙浣o他人的時間減半)請求;如果某些問題并非只有他們才能解決，盡量將這些問題轉(zhuǎn)給他人。此外還可以建議這部分人，最好選擇對自身有激勵作用的增值活動投入個人資源，而非那些純粹消耗精力的活動。

從請求來源上來看，尋求幫助的人也需要改變行為方式。改變發(fā)送郵件或開會的時間和方式，可以節(jié)省大量時間。這方面的一個例子是，Dropbox的管理者取消了兩周內(nèi)所有重復(fù)性的會議，迫使全體員工重新評估這些會議的必要性。兩周后，大家都對自己的日程安排更加警覺，確保每次會議言之有物。在接下來的兩年里，盡管該公司總部雇員數(shù)已是原來的三倍，但會議耗時更短，更加富有成效。

此外，在一些企業(yè)文化相對謹慎的公司，可以鼓勵大家獨立做決定，不必不斷詢問領(lǐng)導(dǎo)或利益相關(guān)方的意見，這樣可以極大減少因評估和審核申請浪費的時間。

2、技術(shù)和物理空間讓信息資源和社交資源變得更容易獲取，更方便傳播

企業(yè)可以利用一些工具，比如Slack和Salesforce.com的Chatter功能，對不同的工作話題進行開放式討論。還有Syndio和剛被微軟收購的Volometrix提供的軟件，這些工具能夠分析社交網(wǎng)絡(luò)，幫助個人就協(xié)作行為做出更明智的決定。

此外，還可以重新設(shè)計辦公桌和辦公布局。波士頓大學(xué)助理教授斯泰恩·格勒達爾(Stine Grodal)所做的一項研究，記錄了會議和郵件對發(fā)展和維護高效互助關(guān)系的危害。如果有可能的話，管理層應(yīng)當讓高度獨立的雇員同地辦公，進行簡要即時的面對面協(xié)作，這會讓資源交換更高效。

3、調(diào)整組織結(jié)構(gòu)

企業(yè)可以為協(xié)作需求制造一個緩沖空間。許多醫(yī)院現(xiàn)在都會為每個部門或樓層指派一名護士管理員，他無需照顧病人，因此能夠及時回應(yīng)各種需求。本文作者之一亞當·格蘭特和大衛(wèi)·霍夫曼以及雷志科(音譯)所做的研究表明，這種方式能夠幫助護士更快地找到合適的醫(yī)生，減少工作中的瓶頸。其他類型的機構(gòu)也能得益于指派“萬能選手”——這些人可以幫助最忙碌的協(xié)作者減輕負擔。另一種方法是在減少個人工作量的同時，讓團隊成員輪番擔任這一角色，釋放個人資源。

獎勵高效協(xié)作

公司內(nèi)排名靠前的協(xié)作人員和高績效人員通常有50%是重合的。我們之前已經(jīng)解釋過，許多協(xié)作者之所以績效不佳是因為忙不過來。這也是為什么管理者應(yīng)該重新分配工作的原因。

但我們也發(fā)現(xiàn)，約有20%的“明星員工”不幫助任何人。他們績效出色(并因此獲得榮譽)，但卻不會為其他同事帶來成功。曾任高盛集團和通用電氣首席學(xué)習(xí)官的斯蒂夫·克爾曾寫道，領(lǐng)導(dǎo)者期待A(協(xié)作)，卻獎勵B(個人成就)，這是不可取的;他們必須學(xué)習(xí)如何發(fā)現(xiàn)并獎勵那些兩者皆優(yōu)的人。

以職業(yè)籃球、曲棍球和足球隊為例。他們不只衡量得分，也會追蹤助攻情況。企業(yè)也應(yīng)效仿這種方式，使用網(wǎng)絡(luò)分析、雇員認可項目及增值績效指標等工具。

在給予員工正面評價，升職加薪之前，應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)更有效地分享信息資源、社交資源和個人資源。一家投資銀行雇員的年終評價包括了來自同事的反饋。只有那些同事眼中的優(yōu)秀協(xié)作者(能夠交叉銷售，為業(yè)務(wù)提供獨特客戶價值)才有資格獲得最好的升職加薪機會及留才計劃。

協(xié)作的確可以解決很多今天最迫切的商業(yè)挑戰(zhàn)。但有時會過猶不及。領(lǐng)導(dǎo)者必須對適當?shù)膮f(xié)作類工作予以認可和鼓勵，并高效地分配此類工作，否則團隊和頂尖人才會出現(xiàn)負擔過重、缺乏支持的負面影響。