工作又快又輕松的人，是如何節(jié)省時間的？

      我想， 這些場景，你一定經(jīng)歷過。在一堆文件夾中來來回回、進進出出，花了半小時就為了找一個文檔;每天接收到大量文件，久而久之，硬盤迅速被占滿，想清理卻不知道從何入手;記下一段有用的信息，過兩天要用的時候卻忘了放在哪里，導(dǎo)致丟三落四，不得不多次返工……這些現(xiàn)象，最主要的原因，是因為缺乏工作的條理性。

日本作家泉正人在《超級整理術(shù)》一書中，提到過：據(jù)研究，一個現(xiàn)代商務(wù)人士，一天中會接觸到大約 190 條信息;一年中花在找東西上的時間，大約是 150 小時。

什么是信息呢?跟工作相關(guān)的一切資料，都是信息。小到一段與同事的對話，一個無意間提到的需求，一篇文章，一個吉光片羽的靈感，大到一份文檔，一個表格，一份方案，都是一條信息。

每一次工作的執(zhí)行，就是對信息的處理。要么是把信息作為執(zhí)行對象(寫方案、填表格)，要么是作為輔助資料(鏈接、文章等)，要么是對工作有用，需要在某個環(huán)節(jié)補充進來，納入思考的(某個靈感、需求、BUG、注意點等)。

但實際工作中，許多人對信息的管理，是相當(dāng)薄弱的。

我見過很多這樣的情況：跟新人交待一件事情，內(nèi)容比較多，他頻頻點頭稱是，卻沒有任何動作。不得不示意他：記下來吧，要點太多了，會記不住的。

好一些的情況，會主動拿便簽、記事本記下來。但這種也有個問題，交待的事情如果不是當(dāng)天要辦，過了兩天，經(jīng)常就找不到信息記錄在哪里了，只得反復(fù)跑過來詢問。更有甚者，直接忘了這回事，被指出之后才一臉恍然大悟：對喔，我忘了。

這就會導(dǎo)致，日常工作中，大量的時間和精力，都耗費在這些無意義的事情上面 —— 來回找信息，溝通，返工。

許多人的工作效率，就這樣被一點點蠶食掉。

如何解決這個問題呢?

這就需要在工作中，建立一套信息處理體系。

我將其稱為「工作信息流」體系。

一個典型的「工作信息流」是什么樣的?

大抵上，如下圖所示：

舉幾個簡單的場景：

產(chǎn)品經(jīng)理開發(fā)一個產(chǎn)品之前，可能會把一些想法發(fā)到幾個種子用戶群里，讓種子用戶幫忙做評判、出主意;有時候，還要做一個簡單的問卷，讓他們幫忙填寫。這個過程可能會持續(xù)幾周，那么，這幾周里面的群聊天記錄、填寫的問卷，就是「可能用到的信息」。

下一步，產(chǎn)品經(jīng)理需要做一個需求列表，把大家希望具備的功能列出來，再讓開發(fā)去實現(xiàn)。這個時候，前面這些聊天記錄和問卷回饋，就變成了「正需要用到的信息」—— 因為列表的完成，必須參考這些記錄。當(dāng)然，做好的列表，也歸在這其中。

等產(chǎn)品上線了，進行下一個版本的更新，這時前面這些文件，就成了「已經(jīng)用完的消息」。

這就是一段工作信息流的完整流程。

可以看到，如果沒有做好信息流管理的話，就可能導(dǎo)致很多問題產(chǎn)生。

比如，沒有把聊天記錄保存起來，在列功能需求時，就很容易忘記參考大家提的意見，漏了幾項重要功能沒寫。導(dǎo)致上線版本的效果，遠遠低于預(yù)期。

再比如，做一個活動方案，可能需要引用大量內(nèi)容。如果沒有管理好信息，就要打開幾十個標(biāo)簽頁，一堆 Excel 文檔，一堆 Word 文件，翻微信記錄、郵件……且不說在這里搜尋和整理資料的時間，光是翻來覆去查找這些文件，就浪費了不知道多少時間。

那么，如何建立自己的「工作信息流」呢?

下面，從收集、處理和歸檔三方面，詳細講述。

一、概述

整套「工作信息流」體系，最好是 以「項目」為核心。

什么是項目?一個時間段內(nèi)，通過一系列任務(wù)，最終完成一個獨立的產(chǎn)出，就是一個項目。簡而言之，寫一篇約稿，是一個小項目;策劃一個線上活動，是一個大一點的項目;開發(fā)一款A(yù)PP，是一個更大的項目。

每一個項目，都有著自己的「工作信息流」。這樣，當(dāng)你著手去執(zhí)行項目的時候，才能最快地知道：我有哪些信息可以用?有哪些資料需要參考?有哪些任務(wù)需要完成。

我們不妨以「策劃一個線上活動」為一個項目，來詳細講解這套「工作信息流」體系。

二、收集

工作信息流，最核心的，就是把所有信息收集起來，在自己需要的時候，能夠第一時間拿到手，進行處理。

那么，針對我們的項目，可能獲取信息的方式，有這么幾個：

1. 用電腦的場景

假設(shè)我要為某品牌策劃一場線上活動，那么，當(dāng)我瀏覽網(wǎng)頁的時候，可能會得到哪些方面的信息呢?

某平臺發(fā)布的行業(yè)報告 —— 也許可以用在策劃方案里，說服客戶;

某友商做過的活動案例和 H5 頁面 —— 也許可以用來參考;

某個專業(yè)網(wǎng)站對前者的評論和分析 —— 先存著，做方案時可以拿來對比;

或者，自己突發(fā)奇想的某個靈感 —— 趕緊記下來，后面再去好好思考、研究;

……

這些信息，我會用印象筆記，將它們?nèi)烤酆显谕粋€位置，便于在使用時迅速聚焦。

如何收集呢?

1)事先在印象筆記中新建一個筆記本，叫做 Inbox，用來作為收集箱;

2)遇到任何有價值的信息，用印象筆記的全局熱鍵，新建一條筆記;

3)粘貼如下內(nèi)容：需要收集的信息，來源網(wǎng)址，自己的想法和批注;

4)在「標(biāo)簽」處打上項目名，如「XX品牌活動」，便于檢索。

于是，這條信息，就已經(jīng)被完整地收納進來了。

其他場景，諸如收到新郵件、用微信 PC 端聊天，也是一樣的。復(fù)制，新建筆記，粘貼，加標(biāo)簽，完成。將所有信息，全部聚合在同一個地方，后面再慢慢去篩選和整理。

2. 用手機的場景

用手機的場景，大多數(shù)，不超出這三種情況：微信聊天，面對面對話，拍照。

分情況講：

1)微信聊天：用微信作為同步和中轉(zhuǎn)的平臺。先長按所有需要保存的信息，多選，再合并轉(zhuǎn)發(fā)給自己。后面用電腦時，登錄微信PC端，等內(nèi)容同步過來，再轉(zhuǎn)移到印象筆記里即可。

2)面對面對話：這種情況，直接在印象筆記中新建一頁，選擇錄音，將對話的內(nèi)容錄下來即可。后面如果需要快速識別，可以用登錄PC端，將音頻「另存為」導(dǎo)出，再用訊飛聽見轉(zhuǎn)換即可(付費服務(wù))。

3)拍照：這種就很簡單，拍完，進入印象筆記，新建筆記，將圖片嵌進去即可。

3. 文件傳輸

這種是最常見的情況。

碎片化的信息，用印象筆記收納很方便。整塊的文件、文檔，怎么處理呢?

我的建議是：建立一套規(guī)范體系，將文件存放在硬盤里，再連接到筆記中。

團隊內(nèi)部的文件，可以用億方云或堅果云進行協(xié)作，省去文件傳輸?shù)牟襟E。

舉個例子：我做完方案初稿，需要給 CEO 看一下，直接在本地文件夾打開，修改，關(guān)閉，等待后臺自動同步完成。然后微信戳一下 CEO，告訴他「方案搞定了，你有空看一下」。等他有空的時候，直接打開他電腦上的文件，閱讀，把批注寫在里面，關(guān)閉。后臺同步。我這邊就能看到他的意見了。

微信收到文件，也是一樣的：點擊下載，下載完后，點右上角分享，分享給億方云或堅果云 APP，選擇保存的位置即可。

這里要提一下，文件保存和命名的規(guī)范。

很多人的習(xí)慣是把文件丟在桌面，等到桌面滿了，再去慢慢清理。這樣一來不好看，二來無論查找、整理，都非常費時費力。如果沒有命名的習(xí)慣，那更是災(zāi)難 —— 不要覺得自己能記住，過兩天很多人就記不住了。

規(guī)范的做法是什么?是確定一套文件管理體系，每一次收到文件，都放到固定的位置上，做好命名。這樣一來就非常清晰，需要什么文件，到相應(yīng)的位置去找就好。

一套文件管理體系，需要包含哪些內(nèi)容呢?

1)儲存：

通用的做法，是按項目來劃分文件夾。比如，在D盤中新建一個「XX品牌活動項目」的文件夾，在其下再建立「會議紀(jì)要」「方案」「報告」等子文件夾，把所有相關(guān)文件分門別類集中起來。

2)命名：

推薦的命名方式，是「日期_文件名_版本號」，比如：

170720_活動社媒推廣方案_4.1

這樣，不用打開，也能大致了解文件內(nèi)容。

3)版本管理：

養(yǎng)成一個好習(xí)慣：任何文檔，打開第一頁，先新建一個表格，將每一次的修改記錄，清清楚楚地記下來。包括：

最新版本，修改日期，修改人，修改提要，修改原因。

如：4.1，170720，Alan，P1/12/13/15 加批注。

這樣的好處，是讓對于文檔的每一次修改，都有據(jù)可查。出了什么問題，有任何混淆，都能立刻找到相應(yīng)的負責(zé)人，并澄清原因。

以上所有方式，如果你喜歡輕便、跨平臺，建議用印象筆記;如果你只在電腦上處理事情，用Onenote 也可以。

養(yǎng)成上述習(xí)慣，堅持踐行，就能高效、清晰地收納好每一條信息，避免時間的重復(fù)和浪費。

三、處理

當(dāng)我們真正開始處理項目的時候 —— 比如說，開始著手做一份詳盡的執(zhí)行方案 —— 除了眼前的 PPT，還會有許多需要參考和思考的信息。比如各種搜集到的數(shù)據(jù)、各種縈繞在腦海里的問題、各種報表、參考案例……

它們可能來自于多條筆記，也可能來自于不同文件夾下的多個文件，那么，怎么保證把它們集中到一起，避免遺漏呢?

你需要建立一個「工作臺」。

工作臺，顧名思義，就是把所有「需要用到的信息」全部擺在面前，等待自己去處理。

具體做法是：

1)在印象筆記 / Onenote 中建立一個筆記本，命名為「工作臺」;

2)執(zhí)行某個項目時，在「工作臺」中新建一頁筆記，用項目名命名;

3)將所有項目相關(guān)的內(nèi)容，全部記入工作臺。

具體需要記錄哪些內(nèi)容呢?主要有下面幾部分：

有哪些問題需要思考?

目前的進度和障礙是什么?

所有可能用到的資源是什么?

著重講講第三部分。

這一塊，主要是筆記和文件。前者很簡單，用標(biāo)簽篩選、筆記內(nèi)鏈均可;

后者，如果是Onenote 的話，可以插入文件鏈接，用鏈接的方式打開文件，比較方便;印象筆記的話，可以直接用文字描述，以免遺漏。

這樣一來，無論任何時候，只要打開這頁「工作臺」，就能對整個項目的狀況 —— 做到哪里，該做什么，還需要做什么 —— 一目了然。

下一步，當(dāng)你梳理好工作臺上面的問題，找到了解決的方式，就要將「問題」轉(zhuǎn)化為「行動」。

這一步，建議用滴答清單來完成。

用滴答清單列出所有的「行動」，執(zhí)行后，再回到工作臺，將結(jié)果記下來，方便后面查找。

這個「工作臺」，就是你對于這個項目的「外部大腦」。所有關(guān)于項目的資料、信息，所有需要處理的原材料，全部放在這里。將你的大腦騰空，讓它有更多的資源和空間去思考。

四、歸檔

最后一步，就是將已經(jīng)執(zhí)行完畢的項目，進行歸檔處理。

每一個項目，勢必都會產(chǎn)生大量的文件。如果放任它們存放在硬盤里的話，很快就會占滿空間。如果刪掉，又擔(dān)心后面要用到。該怎么辦呢?

最好的辦法，是儲存在云端。

這一步，推薦用 Google 的云端硬盤來完成。

操作也很簡單。打開 Google 云端硬盤，登錄，點擊新建-上傳文件夾，選擇你希望上傳的文件夾，靜待上傳完成。(可以在「設(shè)置」中勾選：將上傳的文件轉(zhuǎn)換成 Google 編輯器格式。后面打開時會比較快)

完成后，將本地文件刪掉，輕松搞定。

如果不方便用 Google，也可以試試國內(nèi)的服務(wù)，比如騰訊微云。

這里再科普一下「網(wǎng)盤」和「同步盤」的區(qū)別：

前者是將內(nèi)容上傳到云端，你在本地的操作，不會影響云端，比如 Google云端硬盤、百度網(wǎng)盤;

后者是在本地同步生成一個文件夾，你在這個文件夾里面的所有操作，都會同步到所有地方，包括云端。比如億方云、堅果云。

千萬別混淆兩者，不然你的文件就真的沒了。

當(dāng)然，在將文件上傳之前，別忘了進行復(fù)盤。將整個項目中的教訓(xùn)、經(jīng)驗和有用的數(shù)據(jù)保留下來，儲存在印象筆記里，作為下一次項目「可能用到的文件」，參與新的工作信息流。

最后，用一張圖，來闡明整個流程吧。